Yogyakarta, 22 November 2024 – Universitas Nusa Cendana Kupang kembali menunjukkan komitmennya dalam mengintegrasikan teknologi digital ke dalam pengelolaan dokumen. Salah satu bentuk nyata dari komitmen ini adalah dengan mengirimkan satu peserta untuk mengikuti Pelatihan Kearsipan Berbasis Digital, yang berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 18 hingga 21 November 2024.
Pelatihan ini bertujuan untuk membekali peserta dengan keterampilan pengelolaan arsip secara digital. Dengan metode yang interaktif dan relevan, kegiatan ini menyoroti pentingnya transformasi digital dalam pengarsipan, terutama untuk institusi pendidikan yang mengelola banyak dokumen administratif.
Pelatihan Kearsipan Berbasis Digital untuk Universitas Nusa Cendana Kupang
Hari Pertama: Dasar-Dasar Kearsipan Digital
Pelatihan dimulai dengan sesi pengenalan mengenai konsep kearsipan berbasis digital. Pada hari pertama, peserta mempelajari cara mendigitalkan dokumen menggunakan perangkat lunak arsip modern. Para fasilitator juga memberikan penjelasan tentang manfaat utama digitalisasi, seperti efisiensi penyimpanan dan kemudahan akses dokumen.
Dalam sesi ini, studi kasus mengenai digitalisasi arsip institusi pendidikan menjadi fokus utama. Menurut salah satu fasilitator, pengelolaan arsip berbasis teknologi adalah langkah penting untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi operasional.
Hari Kedua: Sistem dan Keamanan Arsip Digital
Pada hari kedua, pelatihan berlanjut dengan pembahasan mendalam tentang sistem manajemen arsip digital. Peserta diajarkan bagaimana membangun sistem yang aman, terstruktur, dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan.
Selain itu, pelatihan ini juga menekankan pentingnya keamanan data. Dengan maraknya serangan siber, pengelolaan arsip digital memerlukan perlindungan ekstra. Peserta diajarkan cara mengenkripsi file, membuat cadangan data, dan mengelola akses untuk meminimalkan risiko kebocoran informasi.
Hari Ketiga: Implementasi dan Evaluasi Praktis
Pada hari terakhir, peserta mengimplementasikan pengetahuan yang telah diperoleh melalui simulasi langsung. Dalam sesi ini, peserta diberi tugas untuk mendesain sistem arsip digital sederhana yang dapat diterapkan di lingkungan kerja masing-masing.
Sesi evaluasi menutup rangkaian kegiatan, di mana peserta dan fasilitator bersama-sama mengevaluasi keberhasilan implementasi yang dilakukan. Peserta menerima umpan balik langsung untuk meningkatkan kompetensinya.
Manfaat Pelatihan Bagi Universitas Nusa Cendana
Pelatihan ini memberikan dampak positif yang signifikan, terutama dalam mempersiapkan institusi menghadapi era digital. Arsip yang dikelola secara digital akan membantu Universitas Nusa Cendana menghemat ruang, meningkatkan efisiensi kerja, dan mempermudah akses dokumen penting.
Peserta yang mewakili Universitas Nusa Cendana menyatakan bahwa pelatihan ini sangat relevan. “Pelatihan ini memberikan wawasan baru tentang pengelolaan arsip yang lebih efektif dan modern. Kami akan segera menerapkannya di universitas,” ungkapnya.
